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Weniger E-Mails bearbeiten

Wie Sie weniger E-Mails bearbeiten

 

Weniger E-Mails bearbeiten!

Wünschen Sie sich ..
.. nicht ein E-Mail-Postfach, dass leicht abzuarbeiten ist?
.. E-Mails, die klar auf den Punkt kommen und nicht zu lang sind?
.. keine Ping-Pong E-Mails zu schreiben und stattdessen miteinander zu telefonieren?

Sabine Sonnenschein ist selbständiger Mentalcoach für Auszubildende und Angestellte.
Mit einem zufriedenen Lächeln schließt Sie Ihren Laptop. „Ihre Buchung war erfolgreich“, ist zu lesen, nachdem Sie Ihr Flugticket von München nach Berlin gebucht hat.
Drei Tage lang wird Sie dort Auszubildende, im 3. Lehrjahr, coachen. Sie wird Sie auf Ihr Berufsleben, Ihre erste Festanstellung, mental vorbereiten. Diese Aufgabe erfüllt Sie, vor allem, wenn Sie Danke-E-Mails von ehemaligen Teilnehmern bekommt.
Sabine bereitet sich inhaltlich auf diesen Termin vor, packt Ihren Koffer und los geht’s zum Flughafen. Dann ist kein Handy-Empfang mehr möglich bis Sie in Berlin den Flughafen verlässt. Auch während der Coaching-Einheiten ist Sie offline. Zwischen den Terminen, im Hotel, beim Frühstück und wann immer kurz die Gelegenheit ist, ist sie online – und wird überrollt von Ihren E-Mails.

 

Wie Sie als Viel-Reisender Ihr E-Mail-Postfach im Griff haben

Sabine delegiert diese Aufgabe an Ihre virtuelle Assistentin. Ohne Ihre Mitarbeit würde Sie täglich überrollt werden von einer E-Mail-Flut.

Wie entlastet Sie Ihre Virtuelle Assistentin?

Wenn Sie beide mit Microsoft Outlook arbeiten, dann hat Sabine Ihr den Zugriff auf Ihre E-Mails gewährt. Ihre virtuelle Assistentin sichtet die E-Mails und vergibt Kategorien. Dies ist ein Farbsystem, dass beide vereinbart haben. Und das kann so aussehen:

Kategorie GRÜN
Diese E-Mails kann nur Sabine selbst beantworten. Sie sind z. B. privat oder vertraglicher Natur.
Kategorie GELB
Diese kommen von Interessenten an Coachings. Hier legt Ihre virtuelle Assistentin eine entsprechende Kontaktgruppe an, und pflegt den Absender dort ein. Ein Antworttext wurde mit Sabine abgesprochen und wird umgehend an die Interessenten versendet.
Kategorie BLAU
Sie enthalten inhaltliche Angaben zu Coachings. Diese Kategorie könnten sowohl Sabine als auch Ihre virtuelle Assistentin beantworten.
Kategorie ROT
Das sind z. B. Werbe-E-Mails, die letztlich gleich entfernt werden. Diese E-Mails bekommt Sabine erst gar nicht zu Gesicht.

So können weitere Kategorien vereinbart werden, damit Sabine einen schlanken Posteingang bekommt.

Für Sabine wäre es zudem hilfreich, wenn Ihre E-Mails gleich in entsprechende Datei-Ordner eingehen würden.
Dazu richtet Ihre virtuelle Assistentin einen Regel-Assistenten ein sowie die entsprechenden Ordner. Hier sieht Sabine die eingegangen E-Mails als ungelesen und kann entscheiden, wann Sie diesen Ordner bearbeiten möchte.

 

Wie Sie schnell abchecken, welche E-Mail wichtig ist

Die Antwort ist: über die Betreffzeile und den Absender.

Sabine ist genervt von Betreffs wie „Wichtig: Deine Losnummer holen“, „Klappt alles wie besprochen?“, „Hätten Sie Zeit für mich?“.
Es ist absolut nicht zu erkennen, um was es geht. 

Zwei Tipps für eine gute Betreffzeile:

Tipp 1
Sie beginnen einen neuen Vorgang nach einem persönlichen Gespräch: „Coaching in München am…: Zusammenfassung unseres Gesprächs vom … , „
Tipp 2
Wenn ein Vorgang eröffnet wurde, dann antworten Sie jeweils auf diesen Betreff. So haben Sie alle relevanten Details im Blick und können diese E-Mail 1:1 archivieren.

 

Wie Sie eine E-Mail auf den Punkt bringen

Sabine ist es wichtig, dass Ihr Name richtig geschrieben ist und die E-Mail fehlerfrei ist. Das zeigt Ihr zum einen die Wertschätzung  und zum anderen, dass der Sender sich mit Ihr und dem Thema voll und ganz befasst hat. 
Denn Sabine’s großes Hauptthema ist die Wertschätzung. 

Zum Punkt kommen, geht ganz einfach. Beachten Sie folgende Regeln:

  1. Korrekten Empfänger wählen (AN, CC und BCC)
  2. Betreffzeile gut ausformulieren
  3. Korrekte Anrede wählen (Erwähnen Sie Titel, wenn Sie diese kennen)
  4. Text teilen in 3 Absätze:
    Kurzer Einführungstext, der umreißt, worum es geht.
    Erläuternder Teil
    Schlussteil 
  5. Schlusssatz mit einer Aufforderung, Bitte, einem Dank oder einem Angebot
  6. Gruß
  7. Signatur
  8. Geheimtipp: das P. S. für aktuelle Angebote

Die Beispiele geben Ihnen Ideen, die Sie gerne verwenden können:

Anrede
Sehr geehrte Frau.., sehr geehrter Herr..,
Guten Tag Frau (Herr) …,
Guten Tag, liebe Frau (lieber Herr) …,
Hallo …,
Hallo, liebe Frau (lieber Herr) …,

Hauptteil
Fügen Sie hier eine Zusammenfassung, ein Protokoll, eine To-do-Liste / Checkliste oder eine Terminvereinbarung / Deadline für ein Projekt ein.
Dies erleichtert die Arbeit in virtuellen Teams, denn jeder weiß, wo alle stehen und was als nächstes zu tun ist.

Schlusssatz
Haben Sie Fragen? – Rufen Sie uns bitte unter…an.
Viel Erfolg bei…
Ich freue mich auf Ihr Feedback.
Vielen Dank im Voraus.
Informieren Sie mich bitte bis…
Ich freue mich auf unser Seminar in Berlin. (Bis dahin. Viele Grüße …)

Signatur
Hier finden Sie alles, was eine Signatur beinhalten muss.

 

Was gehört in einen E-Mail-Anhang?

In einen E-Mail-Anhang gehören:

Längere Sachverhalte
Erläuterungen
AGBs
Verträge
Formulare
Einladungen
u. v. a. m.

 

Gesprochene E-Mails

Ich hatte auf eine Antwort per E-Mail gewartet. In meinem E-Mail-Programm sah sie wie jede andere aus. Jedoch enthielt sie eine Sprachnachricht. Der Absender bzw. das Tool bot mir an, entweder schriftlich oder mit einer Sprachnachricht zu antworten. Das fand ich richtig gut.

Ist eine Sprachnachricht per E-Mail immer sinnvoll?

Die Nachricht kam mit dem Tool i-talk 24 . Und Sie gab mir die Möglichkeit, mein Gegenüber zu hören. Das gefiel mir sehr gut, denn der Absender hatte eine imposante Stimme. Ja, und inhaltlich wurde mir weitergeholfen. Na dann, ist doch eine prima Sache für den Dauergebrauch, oder?

Was mich wundert ist, dass mir dieses Tool verspricht, dass ich 70 % meiner Zeit für E-Mails einsparen kann. Ja, klasse. Aber möchten Sie von unserer Sabine eine Sprachnachricht, zu einem komplexen Thema wie z. B. Hast du das Skript schon gelesen? Und welche Anmerkungen hast du? erhalten, die Sie Ihnen zwischen Frühstücksbuffet und Taxi aufspricht? Ich nicht.

In einer höher preisigen Version können Sie sogar Screenshots übertragen. Das kann sehr hilfreich sein. Es erspart Ihnen das Öffnen eines weiteren Programmes und das E-Mail kann unkomplizierter versendet werden.

Letztendlich ist es eine Geschmacksache, ob man das möchte oder braucht. 
Sabine und Ihre virtuelle Assistentin finden es gut, dass es diese Möglichkeit gibt.

 

Wann ist ein Telefonat / ein persönliches Treffen sinnvoller?

Wenn Sabine einen neuen Kunden oder eine neue Idee hat, dann ist erst einmal Brainstorming angesagt. Das geht immer noch am besten mit Papier, Flipchart oder einem Notebook. Hier gehen viele Ideen und Gedanken hin und her und da empfiehlt es sich, sich einmal persönlich – das kann auch per Zoom oder Skype sein – zu treffen. Per E-Mail würde man ewig auf keinen grünen Zweig kommen.

Kennen Sie das gute Gefühl, wenn ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde und Sie diesen Erfolg feiern möchten? Gefeiert wird live. Sämtliche Augenblicke können sie Revue passieren lassen. Diese Stimmung ist nicht in einem E-Mail zu erfassen. 

 

Lust auf ein 20-minütiges Erstgespräch mit Ihrer virtuellen Assistentin?
Dann rufen Sie mich an unter +49 (0)171 777 8054.

 

Fazit

Ihre virtuelle Assistentin kategorisiert Ihre E-Mails.
Formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile.
Schreiben Sie keine Romane. Erläuterungen etc. gehören in den Anhang.
Anrede und Gruß sind gewissenhaft zu formulieren.
Sagen Sie klar, was der Empfänger mit der E-Mail tun soll.

 

Das passt noch zum Thema

https://www.din-5008-richtlinien.de/
https://www.korrekturen.de/rechtschreibpruefung.shtml
https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/rechtschreibung/neue-rechtschreibung-du

 

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