E-Mail-Etikette: So schreibst du korrekte E-Mails 800 800 Virtuelle Assistentin
Wertschätzende E-Mails schreiben

E-Mail-Etikette: So schreibst du korrekte E-Mails

E-Mails sind schnell geschrieben.
Sind deine E-Mails fehlerfrei, wertschätzend und aussagekräftig?

 

Kennst du das beklemmende Gefühl, wenn dein E-Mail-Postfach überquillt?

Wer kennt das nicht! Dann aber einmal schnell quer über die Absender und den Betreff gelesen und im Kopf die Absender in Kategorien eingeteilt. Da kommt das erste, befreiende Gefühl auf.
Nein, damit hast du noch keine E-Mail gelesen, den Inhalt verarbeitet und schon gar nicht beantwortet. Und wenn von demselben Absender heute noch zwei weitere E-Mails kommen, dann reicht es doch das letztere zu beantworten?

Stopp. Jetzt wird es Zeit für eine sinnvolle Kategorisierung.

Das kann eine farbliche Markierung in grün – gelb – rot sein. Oder du richtest deinen Account so ein, dass deine Assistentin diese Kategorisierung vornimmt und du nur die E-Mails erhältst, die nur DU beantworten kannst.

 

Wie gehst du wertschätzend mit E-Mails um?

E-Mails sind ein digitaler Geschäftsbrief. Das heißt, dass auch hier DIN-Normen greifen.

Die E-Mail-Etikette ist ganz simpel:

Betreffzeile sorgfältig ausfüllen
Ausdrucksweise und Stil aus den Briefen übernehmen
Anrede und Gruß
kurzfassen
Text normgerecht gliedern
Erklärungstexte oder Erläuterungen zu Sachverhalten in den Anhang
Kopien nur an ausgewählte Empfänger
Diskussionen mündlich führen.

Wie setze ich das konkret um?

Reagiere auf jede E-Mail innerhalb von 24 Stunden, auch wenn du noch keine konkreten Antworten hast.
Eine klare Aussage in der Betreffzeile erleichtert deinem Empfänger die Zuordnung und die Dringlichkeit seiner Antwort.

Beispiele für Anreden:
Hallo, Herr Dr. Mustermann
Guten Tag, liebe Frau Mustermann,
Hallo zusammen,
Hallo (Vorname),

Dein Kunde hat eine Lieferung reklamiert und du führst deinerseits die weiteren Schritte aus. Das wird ein längerer Text. Diesen schreibst du als ein Word-Dokument, verpackst es als pdf-Datei und schreibst in deiner E-Mail, dass die Erläuterungen in der Anlage zu finden sind.

Beispiele für E-Mail-Schlusssätze:
Haben Sie noch Fragen? – Rufen Sie uns/mich bitte unter … an.
Einen schönen Brückentag wünscht
Ich freue mich auf ihr Feedback.
Viel Spaß beim Anwenden.
Freundliche Grüße (aus „Ort“)

Achte auch auf eine (rechtlich) korrekte Signatur.

Ich bin mir sicher, dass du deine E-Mails jetzt mit anderen Augen liest und mehr schätzt.
Es gibt nichts unhöflicheres, als eine E-Mail, die viele Schreibfehler enthält und sogar noch deinen Namen falsch ausweist.

In diesem Sinne: Wertschätzendes E-Mailen! Oder sprecht doch direkt miteinander!

 

Schau dir dazu mein Video an.

Deine Christina Ehms

 

Bleib Office-aktuell mit meinem Newsletter, der dir einmal monatlich ins Postfach flattert.

Teile diesen Beitrag

  • Büroorganisation | 3 Tipps für das Suchen und Finden 940 788 Virtuelle Assistentin Büroorganisation: 3 Tipps zum Suchen und Finden
  • Tschüss E-Mails: Endlich weniger E-Mails bearbeiten 560 315 Virtuelle Assistentin Tschüss E-Mails: Wie du weniger E-Mails bearbeitest
  • Die virtuelle Assistentin erledigt ihr E-Mail-Management 606 600 Virtuelle Assistentin Die virtuelle Assistentin erledigt ihr E-Mail-Management

MIT EINEM SCHRITT ZUR GRATIS-LISTE!

Trage dich für meinen Newsletter ein und erhalte als Dankeschön meine GRATIS-LISTE der besten Tools, die dir helfen unterwegs produktiv zu arbeiten.

close-link
Coaching für die selbständige virtuelle Assistentin.