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E-Mail-Etikette

E-Mail-Etikette: Mit E-Mails ihr Gegenüber wertschätzen

Mit E-Mails ihr Gegenüber wertschätzen

E-Mails sind schnell geschrieben.
Sind ihre E-Mails fehlerfrei, wertschätzend und aussagekräftig?

 

Kennen Sie das beklemmende Gefühl, wenn ihr E-Mail-Postfach überquillt?

Wer kennt das nicht! Dann aber einmal schnell quer über die Absender und den Betreff gelesen und im Kopf die Absender in Kategorien eingeteilt. Da kommt das erste, befreiende Gefühl auf.
Nein, Sie haben damit noch keine E-Mail gelesen, den Inhalt verarbeitet und schon gar nicht beantwortet. Und wenn von demselben Absender heute noch zwei weitere E-Mails kommen, dann reicht es doch das letztere zu beantworten?

Stopp. Jetzt wird es Zeit für eine sinnvolle Kategorisierung.

Das kann eine farbliche Markierung in grün – gelb – rot sein. Oder Sie richten ihren Account so ein, dass ihre Assistentin diese Kategorisierung vornimmt und Sie nur die E-Mails erhalten, die nur Sie beantworten können.

Wie gehe ich wertschätzend mit E-Mails um?

E-Mails sind ein digitaler Geschäftsbrief. Das heißt, dass auch hier DIN-Normen greifen.

Die E-Mail-Etikette ist ganz simpel:

Betreffzeile sorgfältig ausfüllen
Ausdrucksweise und Stil aus den Briefen übernehmen
Anrede und Gruß
kurzfassen
Text normgerecht gliedern
Erklärungstexte oder Erläuterungen zu Sachverhalten in den Anhang
Kopien nur an ausgewählte Empfänger
Diskussionen mündlich führen.

Wie setze ich das konkret um?

Reagieren Sie auf jede E-Mail innerhalb von 24 Stunden, auch wenn Sie noch keine konkreten Antworten haben.
Eine klare Aussage in der Betreffzeile erleichtert ihrem Empfänger die Zuordnung und die Dringlichkeit seiner Antwort.

Beispiele für Anreden:
Hallo, Herr Dr. Mustermann
Guten Tag, liebe Frau Mustermann,
Hallo zusammen,
Hallo (Vorname),

Ihr Kunde hat eine Lieferung reklamiert und Sie führen ihrerseits die weiteren Schritte aus. Das wird ein längerer Text. Diesen schreiben Sie als ein Word-Dokument und führen in ihrer E-Mails aus, dass die Erläuterungen in der Anlage zu finden sind.

Beispiele für E-Mail-Schlusssätze:
Haben Sie noch Fragen? – Rufen Sie uns/mich bitte unter … an.
Einen schönen Brückentag wünscht
Ich freue mich auf ihr Feedback.
Viel Spaß beim Anwenden.
Freundliche Grüße (aus „Ort“)

Achten Sie auch auf eine (rechtlich) korrekte Signatur.

Ich bin mir sicher, dass Sie ihre E-Mails jetzt mit anderen Augen lesen und mehr schätzen.
Es gibt nichts unhöflicheres, als eine E-Mail, die viele Schreibfehler enthält und sogar noch ihren Namen falsch ausweist.

In diesem Sinne: Wertschätzendes E-Mailen! Oder sprechen Sie doch direkt miteinander!