Die virtuelle Assistentin übernimmt das Projektmanagement Virtuelle Assistentin

Die virtuelle Assistentin übernimmt das Projektmanagement

Jedes Jahr steht ihre Jahreshauptversammlung an. Die Termine stehen mindestens für die nächsten zwei Jahre fest. Und dieser Termin hat es organisatorisch in sich. Es bleibt ihnen kaum Luft für andere Aufgaben.

Ihre Assistentin und ihr Team sind in die Organisation eingebunden. Hier ist ein gutes Zeitmanagement gefragt. Deshalb finden im Vorfeld viele Teammeetings statt, um alle involvierten Personen auf den neuesten Stand zu bringen.

Auf Basis der festgelegten Termine habe ich im Vorfeld die entsprechenden Räume und das entsprechende Equipment gebucht. Ort und Raum wurden gleich im Anschluss an die diesjährige Jahreshauptversammlung bekannt gegeben. Eine weitere Veröffentlichung erfolgte in dem Jahresprogramm und auf der Webseite. Einige Wochen vor dem Termin wurden die weiteren Schritte konkret: Checkliste erstellen und aktualisieren, das Catering buchen, Rücksprache mit dem Zuständigen des Veranstaltungsortes und Überprüfung, ob alle Medien vor Ort sind und ob die gewünschte Bestuhlung ausgeführt werden kann. Zudem war es immer hilfreich, sich die Räumlichkeiten vor Ort nochmals anzuschauen. Einladungen mit der Tagesordnung und den Anlagen, und eventuellen Wahl-Workshops, wurden personalisiert versendet und mit dem Rücklauf eine Teilnehmerliste erstellt. Dann müssen die Unterlagen für die persönlichen Auslegemappen bearbeitet und kopiert werden. Wenn Neuwahlen des Vorstandes anstehen, müssen weit im Voraus die Kandidaten aufgestellt und den Teilnehmern bekannt gegeben werden.
Dann kommt der große Tag.
Sämtliche Materialen, seien es Infobroschüren, Verkaufsmaterial, Banner, Rollups, Unterschriftenliste mit Einverständnis zur Bildveröffentlichung, Namensschilder, Auslegemappen und vieles andere, werden mit zur Veranstaltung genommen und aufgebaut. Die ersten Gäste kommen früh und möchten freundlich willkommen geheißen werden. Sobald der erste Redner startet, kann ich mich kurz hinsetzen und einen Moment verschnaufen.
Der zweite Akt folgt nach der Jahreshauptversammlung: das Aufräumen, das Feedback und der Versand des Protokolls.

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