Die virtuelle Assistentin erledigt ihr E-Mail-Management 606 600 Virtuelle Assistentin
Die virtuelle Assistentin erledigt ihr E-Mail-Management

Die virtuelle Assistentin erledigt ihr E-Mail-Management

In ihrem Unternehmen gehen täglich unzählige E-Mails ein und müssen sinnvoll gemanagt werden

Der Chef/die Chefin und jeder Mitarbeiter/in haben ihre eigene, personalisierte E-Mail-Adresse und die info@-Adresse. Effizienterweise hat die Assistentin Zugriff auf die E-Mail-Adresse des Chefs und die info@-Adresse. Nach vorheriger Absprache leitet ihre Assistentin diese an die zu agierende Person weiter. Sie priorisiert und kategorisiert diese für Sie.

Ziel des E-Mail-Managements

Die Assistentin sichtet den E-Mail-Eingang und beantwortet E-Mails, die schnell zu beantworten sind,
löscht irrelevantes,
leitet wichtiges und dringliches weiter,
versieht die E-Mails mit einer Wichtigkeitsnotiz (Fähnchen),
zieht eine Kopie in den Terminkalender,
ergänzt damit eine To-Do-Liste,
setzt ein Fälligkeitsdatum für die Wiedervorlage
und letztlich archiviert sie erledigte E-Mails. 

Wie gehen Sie mit Rundläufern um?
Legen Sie eine Kontaktgruppe an, wenn mehrere Personen in einen Vorgang eingebunden sind. Die Personen, die in „An“ gesetzt sind, sollen agieren. Wer in „cc und bcc“ steht, bekommt diese E-Mail nur zu Kenntnis. Versehen Sie die E-Mails vor der Weiterleitung mit einem exakten Betreff und legen Sie fest, wer bis wann zu antworten hat.

Tipp

Lesen Sie nicht immer sofort alle eingehenden E-Mails. Setzen Sie sich bestimmte Tageszeiten, an denen Sie diese lesen. Sie unterbrechen ihren Arbeitsfluss.

 

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