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Büroorganisation: 3 Tipps zum Suchen und Finden

Büroorganisation | 3 Tipps für das Suchen und Finden

Es ist wie Wäschewaschen. Immer wieder fehlt ein Teil, verschwindet ins Nirgendwo und treibt dich schier in den Wahnsinn.

Vom Suchen und Finden im Office:

  • Welche Strategie verfolgst du?
  • 3 Beispiele
  • 3 Tipps
  • Wie findest du, was du suchst?
  • Kurz zusammengefasst

Welche Strategie verfolgst du?

In welchem Typ findest du dich wieder?

  1. Typ „Ein-Konzept-durchziehen“
  2. Typ „Kommt-immer-darauf-an“
  3. Typ „Wilde-Tagesform abhängige-Ablage“

 

Typ 1

Dieser Typ ist straff organisiert. Er hat sich einmal hingesetzt und sich einen Strukturbaum für seine digitale Ablage überlegt. Auch die Unter-Dateien sind wohl überlegt. Er, und auch jeder andere, findet sich sofort in seiner Ablage zurecht. Er ist stolz darauf, dass er seine Ablage zum Ende des Jahres mit wenigen Klicks erledigt hat.

Chapeau! So sollte es sein.

Typ 2

Er hat zwar einen Strukturbaum der digitalen Ablage, aber er weicht manchmal davon ab. Das verursacht dann ein längeres Suchen, aber er verlässt sich auf die Funktion „Verlauf“ und andere. Es bereitet im kaum Kopfzerbrechen, denn bisher hat er noch alles wiedergefunden. Eine Vertretung oder ein Mitarbeiter bräuchte hier etwas Fantasie, um alles zu finden.

Die Entscheidung zur digitalen Ablage macht er sich nicht leicht. Diese Datei könnte für dies und jenes zutreffend sein. Heute gewichtet er sie eher so und morgen anders.

Leichte Konfusion tritt auf.

Typ 3

Das ist der kreative Geist. Er hat sich keine Gedanken über irgendwelche digitale Strukturen gemacht. Er arbeitet intuitiv und Tagesform abhängig. Er kann sich auch nicht für ein Laufwerk entscheiden. Er legt seine Spuren auf allen digitalen Rillen ab.

Komischerweise findet er meistens alles wieder. Und wenn nicht, dann kann es auch nicht so relevant gewesen sein.

Mit Menschen des Typs 3 kannst und willst du nicht zusammenarbeiten. Graue Haare, zerbissene Tischkanten und Magenschmerzen sind vorprogrammiert.

Versuche nicht ihn zu ändern. Bringt nix!

3 Beispiele aus dem Büroalltag

Diese 3 Beispiele begegnen dir täglich bei deiner Arbeit:

  • Bild-Dateien
  • E-Mail-Anhänge
  • Notizzettel

 

Schauen wir uns einmal diese 3 Beispiele an.

 

Du brauchst für verschiedene soziale Kanäle verschiedene Bild-Formate. Auch für die Webseite und weitere Artikel wählst du deine passende Bildgröße.

Hast du hier einen Bilder-Ordner oder mehrere?

Du bekommst täglich viele E-Mails mit Anhängen. Jetzt antwortest du auf die E-Mail und, schwups, „verschwindet“ der Anhang.

Wie hättest du Vorsorge treffen können?

Mein Lieblingsbeispiel: die Notizzettel. Es gibt sie in allen Größen und Farben. Meist treten sie als Post-its auf.

 

Was machst du in den 3 Fällen, um ein Suchen zu vermeiden?

3 Tipps für ein Finden

Sofort finden und nicht erst lange suchen. Das ist dein Ziel.

Jetzt wollen wir die 3 Beispiele auflösen:

 

Beispiel Bild-Dateien

  1. Überlege dir einen Strukturbaum und seine Zweige.
    z. B.
    Bilder > Webseite
    Bilder > Facebook
    Bilder > Header
    usw.
  2. Die Unter-Ordner ergeben sich dann im Laufe der Zeit.
  3. Bleib konsequent in dieser Struktur.

 

Beispiel E-Mail-Anhänge

Ich bin ja ein großer Befürworter von Themen-E-Mails. Das heißt, dass du ein Thema eröffnest und alle Antworten über dieses Thema hin und her gehen. Es vereinfacht schließlich deine Ablage.

Jetzt hängt jemand ein Dokument, ein Bild oder etwas anderes an seine Antwort an. Nach dem Lesen „antwortest“ du dem Sender.

Was passiert? Der Anhang „verschwindet“, da du auf „Antworten“ gegangen bist. Mit „Weiterleiten“ erhältst du die Anhänge in ihrer ursprünglichen Form. Das ist der eine Weg.

Der sicherste Weg ist, die Anhänge gleich zu öffnen und separat abzuspeichern. Du kannst auch zuerst eine Kopie erstellen (STRG + C, STRG + V) und es in einem separaten Dokument einfügen und abspeichern.

Ganz toll ist, wenn man das alles weiß und es doch nicht tut. So ging es mir und zur Strafe habe ich 2 Tage mit Suchen verbracht. Also, mach es besser!

 

Beispiel Notizzettel

Ich mag sie nicht. Und diese fiesen Post-its mag ich schon gar nicht. So schnell wie sie auf deinem Schreibtisch landen, weht sie der Wind weg oder du begräbst sie in einem anderen Stapel.

Kauf dir ein Ringbuch oder eine Kladde (ein gebundenes Notizbuch). Übertrag dir alle Notizen, alles Merkenswerte und Wichtige in die Kladde.
Dann legst du vorne ein Inhaltsverzeichnis an und jeder findet sich darin zurecht.

Ihr großer Vorteil ist, dass du so für den Notfall immer alles parat hast. Also, eine Art Retter in der Not.

Kurz zusammengefasst

  • Überlege dir einen digitalen Strukturbaum
  • Halte dich daran
  • Lege nur einen Bild-Ordner an
  • Sichere deine E-Mail-Anhänge durch extra Kopien
  • Verbanne Notizzettel 
  • Kauf dir eine Kladde und lege ein Inhaltsverzeichnis an

 

Mein Tipp

Was man von Hand schreibt, merkt man sich besser.

Ich bin Christina Ehms
virtuelle Assistentin für Trainer, Berater, Coaches und Dozenten und Anhängerin der Online-Zusammenarbeit.

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