5 Tipps, wie du im virtuellen Büro effizienter arbeitest 560 315 Virtuelle Assistentin

5 Tipps, wie du im virtuellen Büro effizienter arbeitest

Was sind die besten Arbeitsmethoden, um in deinem Büro erfolgreich an deine Aufgaben heranzugehen?
Wie bleibst du motiviert?
Wann stellt sich ein Erfolg ein?

 

Finde den richtigen Tipp für dich

Ich möchte dir den „Königsweg“ der Planungsmöglichkeiten vorstellen.
Darunter findest du die Begriffe Pareto, Descartes und Mindmap, Eisenhower, 60:40-Regel und Leistungskurve.

Ja, danke. Aber was bringt mir das jetzt?

Dann gehen wir einmal in die Tiefe. Folge mir.

 

Pareto

Mit dieser Methode kannst du in 20% der Zeit, 80% deiner Arbeit erledigen.
Was heißt das praktisch für dich? Klebe nicht zu lange an einer Aufgabe fest. Dadurch wird sie nicht besser.
Plane dafür konsequent eine kurze Zeitdauer ein. Der Erfolg wird spürbar sein.

 

Descartes

  • Du hast eine riesengroße Aufgabe vor dir.
  • Teile diese Gesamtaufgabe in kleine Teilaufgaben.
  • Dann erstelle eine Rangliste und einen Termin für die Abarbeitung der einzelnen Teilaufgaben.
  • Jede abgeschlossene Teilaufgabe hakst du als erledigt ab.
  • Motiviert und mit großem Erfolg ist nun deine Gesamtaufgabe erledigt.

 

Mindmap

  1. Sammle alle ihre Ideen zu einer Aufgabe.
  2. Nimm doch einmal wieder ein Blatt Papier (ein großes Blatt) und viele bunte Stifte in die Hand.
  3. Das Herzstück deiner Mindmap ist DIE Aufgabe.
  4. Nun bilde die Seitenarme, die du auch weiter verzweigen kannst.
  5. Jetzt schreibe alles auf, was dir zu dieser Aufgabe einfällt.

So siehst zum einen wie komplex, oder auch nicht, deine Aufgabe ist.
Die bunten Farben kannst du für Zweige verwenden, die z. B. eine Frage, eine Idee, ein Muss, ein Beachten u. v. a. m. bedeuten.
Tolle Beispiele für eine Mindmap findest du in Youtube-Videos.

 

Eisenhower

Mit dieser Methode kannst du Wichtiges von Dringendem unterscheiden.
Wie oft hast du dich schon gefragt, wo Sie nur zuerst beginnen sollst?
Generell gilt, wenn du Wichtiges erledigst, dann hast du einen Arbeitserfolg. Dringendes bedeutet, dass es sich um eine Terminsache handelt.

Herr Eisenhower hat dies in 4 Bereiche untergliedert:

  • A-Aufgaben (sehr dringend und sehr wichtig) sind sofort zu erledigen,
  • B-Aufgaben (wichtig und sehr dringend) kannst auf Termin legen und anderen übertragen – z. B. eine Präsentation für den Tag X,
  • C-Aufgaben (dringend und wichtig) sind vorwiegend Routinearbeiten und verschlingen die meiste Zeit. Es lohnt sich, diese Aufgaben weiterzugeben.
  • Und P-Aufgaben (nicht wichtig und nicht dringend) erledigen sich auch manchmal von selber, denn sie wandern meistens in den Müll.
    In den empfohlenen Links erfährst mehr über die Eisenhower-Methode.

B- und C-Aufgaben kannst du an deine virtuelle Assistentin auslagern.

 

60:40-Regel

Plane nie 100% deines Arbeitstages, sondern nur 60% und lass 40% als Pufferzeiten.
Denn es ist oft so, dass Unverhofftes oft kommt. Niemand kann vorhersehen, wann ein Ereignis Sie aus deiner Arbeit reißt oder ein sehr wichtiger Auftrag sofort bearbeitet werden muss. Die 40% nicht gebraucht? Prima. Dann hast du an diesem Tag mehr Luft für dich.

 

Leistungskurve

Jeder von uns hat seinen ureigenen Biorhythmus.
Der eine ist ein Frühaufsteher und der andere kommt erst gegen Abend so richtig in Fahrt. Übertrage deine Spitzenzeiten auf deine anstehenden Tagesaufgaben. In den abflachenden Zeiten empfiehlt es sich, Routinearbeiten zu erledigen.

Und was heißt das jetzt praktisch für mich?

  • Bei der Planung eines Büroalltages sollen und können nicht alle Tipps umgesetzt werden.
  • Finde für dich, und die jetzige Situation, den passenden Tipp.
  • Du überlädst deinen Arbeitstag mit Aufgaben? Dann denke doch mal über die 60:40-Regel nach.
  • Du quälst dich über die Maßen, um dein Tagespensum fertig zu stellen, dann höre doch wieder auf deinen Körper. Er sagt dir, wann du am leistungsfähigsten und erfolgreichsten bist.

 

Beginne mit einem kleinen Schritt und setze erst nur einen Tipp um.

Diese Arbeitsmethoden-Links kann ich dir auch empfehlen:

https://karrierebibel.de/selbstmanagement

https://arbeits-abc.de/effektiver-arbeiten-durch-ein-besseres-zeitmanagement/

https://christina-ehms.de/so-organisiere-ich-mein-virtuelles-buero/

 

Gehe (wieder) mit Freude an deinen Arbeitstag.
Finde den richtigen Dreh für dich heraus und hake stolz erledigtes ab.

 

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Ich bin Christina Ehms
Coach für die virtuelle Assistentin

 

 

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